Коротко: якщо тобі потрібен апостиль на українські документи для Іспанії, головний факт такий: посольство й консульства України в Іспанії його не ставлять, це робить інший орган в Україні залежно від типу документа. Для документів юстиції, судів, архівів чи нотаріусів з 2026 року це коштує 670 грн. А свідоцтво чи витяг з держреєстру актів цивільного стану України (народження, шлюб, смерть) консульство в Іспанії саме й оформлює як запит до України, за 18 або 45 €.
Особисто чи через представника? Змішано. Сам апостиль оформлюють в Україні (або дистанційно з відповідним українським органом, залежно від документа), консульство в Іспанії тут не бере участі. Щоб замовити документ з України (витребування), перебуваючи в Іспанії, заяву може подати сам заявник, його законний представник (батьки, опікуни) або особа з нотаріальною довіреністю: самому їхати не обов'язково, якщо оформлено довіреність на іншу людину.
Хто ставить апостиль залежно від документа? Єдиного органу немає:
- МВС: документи, що видає МВС і його територіальні органи сервісних послуг, крім документів сфери освіти й науки.
- Державна міграційна служба (ДМС): документи з питань міграції, громадянства, біженців та подібних категорій.
- Державна податкова служба (ДПС): податкові документи.
- Міністерство освіти і науки (МОН): офіційні документи про освіту.
- Міністерство юстиції: документи органів юстиції, судів, державних архівів та документи, оформлені нотаріусами України. З 26 лютого 2026 року оформлення йде лише через Електронний реєстр апостилів (паперовий реєстр із цієї дати зупинено). Замовити можна з Іспанії, за наказом Мін'юсту № 3177/5 (чинний з 1 лютого 2026 року). Якщо ти за кордоном і маєш паперовий документ, апостиль можна замовити зверненням, надісланим поштою до будь-якого відділу ДРАЦС Мін'юсту, а для архівного документа до Державної архівної служби. До звернення додають оригінал документа або його засвідчену копію і платіжну інструкцію про оплату (пункт II.6), а документ повертають поштою. Для електронного документа заяву подають через портал Дія. В Україні заяву подають особисто в цих відділах або в нотаріуса. Апостиль ставлять або відмовляють у ньому протягом 3 робочих днів після реєстрації заяви.
- МЗС: усі інші види документів.
Вартість апостиля Мін'юсту: з 1 січня 2026 року плата становить 670 грн для фізичних осіб і 1 160 грн для юридичних осіб. Це 0,2 і 0,35 прожиткового мінімуму 3 328 грн. Стосується лише документів органів юстиції, судів, архівів і нотаріусів. Для документів інших органів (МВС, ДМС, ДПС, МОН, МЗС) сторінка посольства суму не називає: уточнюй напряму в органі, що ставитиме апостиль. ⚠️ На іншій сторінці посольства, про витребування документів, березень 2025 року, згадано суму 51 грн за той самий вид послуги. Це старіша цифра, що не збігається з тарифом, чинним з 2026 року. Перед оплатою звір актуальну суму на сторінці тарифів або напряму в органі.
Документи, які видає саме консульство, апостиля не потребують. Це окремий випадок. Якщо документ складає чи засвідчує сам дипломатичний або консульський працівник України (наприклад, консульська довідка), Іспанія приймає його без апостиля й додаткової легалізації. Це працює за Лондонською конвенцією 1968 року (Україна з 6 квітня 2023, Іспанія з 1982 року). Це не стосується свідоцтв ДРАЦС України, які консульство лише допомагає замовити в Україні (наступний розділ): їх усе одно видає Україна, і якщо іспанська процедура цього вимагає, на них теж може знадобитися апостиль.
Замовити свідоцтво чи витяг з держреєстру актів цивільного стану України (витребування) з Іспанії. Це стосується свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану (народження, шлюб, смерть), витягів з Державного реєстру та архівних довідок. До консульства треба принести, на кожен документ окремо:
- Заяву у 3 примірниках, заповнену виключно українською.
- Закордонний паспорт громадянина України (оригінал і копія) та копію внутрішнього паспорта.
- Копію документа, що підтверджує родинний зв'язок із особою, щодо якої запитується документ, якщо потрібно.
- Оригінал документа, що підтверджує повноваження представника, якщо запит подає інша людина за тебе.
- Консульський збір: 18 € (звичайний випадок) або 45 € (якщо документ уже засвідчений в Україні уповноваженим органом). Оплата карткою на прийомі, готівку не приймають.
Хто може отримати повторний документ: повторне свідоцтво видають особі, на яку складено запис, або її батькам чи усиновителям, якщо це свідоцтво про народження; з 16 років, за власним паспортом. Свідоцтва про смерть видають лише родичам. Якщо шлюб уже припинено, повторне свідоцтво про шлюб не видають, натомість дають витяг з реєстру. Витяги також видають родичам по прямій лінії (батьки, діти, онуки), опікунам і піклувальникам. Усе це можна оформити через нотаріальну довіреність, без особистої присутності.
Консульські округи: посольство в Мадриді (Арагон, Астурія, Галісія, Естремадура, Кантабрія, Кастилія-і-Леон, Кастилія-Ла-Манча, Країна Басків, Ла-Ріоха, Мадрид, Наварра); ГК у Барселоні (Каталонія, Валенсійська автономія, Балеарські острови); консульство в Малазі (Андалусія, Мурсія, Канарські острови, Сеута і Мелілья). ⚠️ Чоловікам 18-60 років для будь-якої консульської дії на час воєнного стану додатково потрібен електронний військово-обліковий документ: див. е-ВОД для чоловіків 18-60 років.
Чи потрібні ще апостиль і переклад для Іспанії? Для багатьох іспанських процедур з українськими документами (диплом, свідоцтво про народження для громадянства) крім українського апостиля потрібен ще й присяжний переклад іспанською. Дивись конкретну процедуру: визнання університетського диплома, громадянство за проживанням.
Кроки
- Підготуй заяву (3 примірники) і збери документи зі списку вище.
- Запишись через е-чергу МЗС України (потрібна електронна ідентифікація; на кожну дію окремий запис; безкоштовно, без посередників).
- Прийди на прийом: у посольстві в Мадриді витребування документів приймають по середах і п'ятницях. Оплати збір карткою на місці.
- Чекай на відповідь з України: джерело не називає конкретний строк виконання, уточнюй напряму в консульстві.
Офіційне джерело: Посольство України в Іспанії — апостиль і легалізація, витребування документів, консульські тарифи.
Інформація довідкова; перевір офіційне джерело та проконсультуйся з фахівцем щодо свого випадку.
